Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 1 juli 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

KerkPoint (onderdeel van FlexWave), gevestigd aan Hullerweg 81, 8071 RM Nunspeet, Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

In de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is deze privacyverklaring van toepassing op alle bezoekers, gebruikers, klanten (beheerders/contractanten) en contactpersonen die rechtstreeks gebruikmaken van ons platform en onze diensten.

Let op: Voor de persoonsgegevens die door kerkelijke organisaties zelf binnen het platform worden ingevoerd en beheerd (zoals gegevens van hun eigen leden, vrijwilligers en planningen), treedt KerkPoint op als Verwerker. De verantwoordelijkheid voor die gegevens ligt bij de betreffende kerkelijke organisatie (de Verwerkersovereenkomst is hierop van toepassing).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw gebruik van het platform verwerken wij onder meer:

  • Account- en profielgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), voorkeurstaal, accountinstellingen.
  • Organisatie- en tenantgegevens: organisatie-/kerknaam, tenant-instellingen, rol- en rechteninformatie.
  • Bestel- en betaalgegevens: abonnementstype, factuurinformatie, transactie-ID’s, betaalstatus, betaalmethode (afhandeling via betaalprovider).
  • Communicatiegegevens: inhoud van berichten, supportvragen, uitnodigingen en service-/herinneringsmails.
  • Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, browser/device-informatie, inloggegevens, sessiegegevens, logbestanden.
  • Inhoud die je zelf toevoegt: gegevens in formulieren, uploads of andere velden binnen het platform.
  • Marketing- of nieuwsbriefgegevens (indien gebruikt): aan- of afmeldstatus en interactie.

Bijzondere persoonsgegevens: Aangezien ons platform specifiek wordt ingezet voor de organisatie en planning van kerkelijke gemeenschappen, kan uit het gebruik van het platform direct of indirect de religieuze overtuiging van gebruikers worden afgeleid. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van de betreffende organisatie (de tenant) en op basis van een passende grondslag (zoals de legitieme activiteiten van een stichting of instantie op religieus gebied zonder winstoogmerk, art. 9 lid 2 sub d AVG).

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens:

  • rechtstreeks van jou (bij registratie, bestelling, contact of gebruik van functies);
  • via jouw organisatiebeheerder of collega-gebruikers (bij uitnodigingen of accountbeheer);
  • automatisch via het gebruik van onze website/app (cookies, logs, sessies);
  • via derden voor betalingsafhandeling en technische dienstverlening.

5. Voor welke doelen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  1. het aanmaken en beheren van accounts;
  2. het leveren en beveiligen van onze diensten;
  3. tenantbeheer en autorisatie (rollen/rechten);
  4. verwerken van abonnementen, facturatie en betalingen;
  5. verzenden van serviceberichten (zoals uitnodigingen, notificaties, herinneringen);
  6. klantenservice en communicatie;
  7. verbeteren van productkwaliteit, stabiliteit en gebruikservaring;
  8. fraudepreventie, misbruikdetectie en beveiligingsmonitoring;
  9. voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplichten);
  10. behandelen van verzoeken rondom privacyrechten.

6. Op basis van welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij baseren verwerkingen op één of meer van de volgende AVG-grondslagen:

  • Uitvoering van de overeenkomst: voor account, dienstverlening, betalingen en support.
  • Wettelijke verplichting: voor administratie, fiscaliteit en wettelijke verzoeken.
  • Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, logging, kwaliteitsverbetering en intern beheer.
  • Toestemming: waar vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingcommunicatie.

7. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking die aanzienlijke gevolgen voor personen hebben, tenzij dit expliciet is aangegeven en wettelijk toegestaan.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

Hanterings- en bewaartermijnen:

  • Accountgegevens: zolang het account of de tenant actief is en daarna maximaal 6 maanden voor definitieve afronding en verwijdering;
  • Factuur- en transactiegegevens: conform de wettelijke fiscale bewaarplicht (7 jaar);
  • Supportcommunicatie: maximaal 2 jaar na volledige afhandeling van de vraag of klacht;
  • Technische logs en beveiligingslogs: maximaal 3 maanden, tenzij deze langer nodig zijn voor lopend incidentonderzoek;
  • Back-ups: roulatie volgens ons back-upbeleid met een maximale retentie van 30 dagen.

9. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening met:

  • Betaaldienstverlener(s) (zoals Mollie) voor de veilige afhandeling van betalingen;
  • Hosting- en infrastructuurpartijen (zoals Strato) voor het hosten van de applicatie en database;
  • E-mail- en notificatiediensten (zoals Vimexx) voor de verzending van transactionele en functionele e-mails;
  • IT- en beveiligingsleveranciers voor monitoring en onderhoud;
  • Boekhouding/administratieve partijen ten behoeve van de financiële administratie;
  • Overheidsinstanties wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht worden gesteld.

Met al onze subverwerkers hebben wij strikte verwerkersovereenkomsten gesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen.

10. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar om persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als persoonsgegevens onverhoopt toch worden verwerkt buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

  • adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie;
  • Standard Contractual Clauses (SCC’s);
  • aanvullende beveiligingsmaatregelen waar nodig.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken uitsluitend technische en functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website en het platform (zoals het beheren van sessies en veilig inloggen).

Wij maken geen gebruik van tracking-, marketing- of ingrijpende analytics-cookies die inbreuk maken op je privacy. Je kunt cookies te allen tijde uitschakelen of verwijderen via je browserinstellingen.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang tegen te gaan, waaronder:

  • versleuteling van wachtwoorden (hashing);
  • beveiligde netwerkverbindingen via TLS/HTTPS-certificaten;
  • strikte autorisatie op basis van rollen en rechten binnen het multi-tenant platform;
  • continue logging en monitoring van beveiligingsincidenten;
  • periodieke software-updates en server-patching;
  • geautomatiseerde back-up- en herstelprocedures.

13. Jouw privacyrechten

Je hebt, binnen de kaders van de AVG, het recht op:

  • inzage in jouw persoonsgegevens;
  • rectificatie van onjuiste gegevens;
  • verwijdering van jouw gegevens (recht om vergeten te worden);
  • beperking van de verwerking;
  • dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens);
  • bezwaar tegen de verwerking;
  • intrekking van eventueel gegeven toestemming.

Verzoeken kun je indienen via: info@kerkpoint.nl. We reageren in principe binnen één maand na ontvangst op jouw verzoek.

14. Klachten

Heb je een vraag of klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan altijd eerst contact met ons op via info@kerkpoint.nl. Mocht we er samen niet uitkomen, dan heb je tevens het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

15. Gegevens van minderjarigen

Onze diensten richten zich niet specifiek op kinderen jonger dan 16 jaar zonder dat daarvoor toestemming is verleend door een ouder/voogd, dan wel onder de eindverantwoordelijkheid valt van de bevoegde kerkelijke organisatie die het platform gebruikt. Vermoed je dat wij onbedoeld en zonder geldige grondslag gegevens van een minderjarige verwerken? Neem dan direct contact met ons op.

16. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd via het platform en onze website beschikbaar. Bij ingrijpende of materiële wijzigingen zullen wij gebruikers hier actief over informeren.

17. Contact

Voor alle vragen over privacy of deze verklaring kun je contact opnemen met:

  • KerkPoint (onderdeel van FlexWave)
  • Hullerweg 81
  • 8071 RM Nunspeet
  • Nederland
  • info@kerkpoint.nl