Wie is verantwoordelijk?
Je kerk bepaalt welke gegevens er in KerkPoint komen en waarvoor. Daarmee is de kerk verwerkingsverantwoordelijke. KerkPoint is verwerker: wij bewaren en verwerken de gegevens alleen om het rooster te laten werken, en voor niets anders. Dat staat in de verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens verwerkt KerkPoint?
- Naam en contactgegevens van vrijwilligers en beheerders: naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer.
- Roostergegevens: rollen, taken, beschikbaarheid en wie wanneer was ingedeeld.
- Accountgegevens: inloggegevens (wachtwoorden versleuteld), rechten en voorkeuren.
- Berichten: meldingen en herinneringen die KerkPoint verstuurt.
KerkPoint vraagt geen geboortedatum, adres of gegevens van kinderen. Plan je vrijwilligers zonder account in, dan staat alleen hun naam in het rooster.
Een gevoelig punt: geloof
Uit het feit dat iemand in het rooster van een kerk staat, kun je afleiden dat hij bij die kerk betrokken is. De AVG ziet dat als een bijzonder persoonsgegeven. Kerken mogen dit verwerken voor hun eigen activiteiten (artikel 9, lid 2, sub d AVG). KerkPoint behandelt deze gegevens daarom extra zorgvuldig en gebruikt ze nooit voor iets anders.
Waar staan de gegevens?
- Hosting: Strato, in Duitsland (EU). Daar draaien de applicatie en de database.
- E-mail: Vimexx, in Nederland, voor uitnodigingen, meldingen en herinneringen.
- Betalingen: Mollie, in Nederland, alleen voor het abonnement van de kerk.
- Foutmeldingen: Sentry, om technische fouten op te sporen.
Elke kerk heeft een eigen, afgeschermde omgeving. Andere kerken kunnen jullie gegevens niet zien.
Hoe lang bewaren we gegevens?
- Zolang je kerk KerkPoint gebruikt.
- Na opzeggen: uiterlijk 6 maanden, daarna worden de gegevens definitief verwijderd.
- Back-ups rouleren nog maximaal 30 dagen.
- Facturen bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.
Beveiliging
- Alle verbindingen lopen via HTTPS.
- Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen. Inloggen kan ook met een link per e-mail, of met twee-staps verificatie.
- Per gebruiker stel je in wat hij mag zien en doen.
- Een auditlog (Premium) laat zien wie wat heeft gewijzigd.
- Er worden automatisch back-ups gemaakt.
Wat moet je kerk zelf regelen?
- Bewaar de verwerkersovereenkomst bij je AVG-dossier (of het verwerkingsregister).
- Vertel vrijwilligers dat hun naam en e-mailadres in KerkPoint staan, en waarvoor. Dat kan in de privacyverklaring van de kerk.
- Voer alleen in wat nodig is voor het rooster.
- Haal mensen die stoppen uit KerkPoint.
De verwerkersovereenkomst
De verwerkersovereenkomst beschrijft wat KerkPoint wel en niet met de gegevens mag doen, hoe we ze beveiligen, wat er gebeurt bij een datalek en welke partijen we inschakelen. Download de PDF of lees hem online. Lees ook onze privacyverklaring.
Vragen over privacy? Mail naar info@kerkpoint.nl.