Wer ist verantwortlich?
Ihre Gemeinde bestimmt, welche Daten in KerkPoint kommen und wofür. Damit ist die Gemeinde Verantwortlicher. KerkPoint ist Auftragsverarbeiter: Wir speichern und verarbeiten die Daten nur, damit der Dienstplan funktioniert, und für nichts anderes. Das steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Welche Daten verarbeitet KerkPoint?
- Name und Kontaktdaten von Ehrenamtlichen und Administratoren: Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer.
- Dienstplandaten: Aufgaben, Verfügbarkeit und wer wann eingeteilt war.
- Kontodaten: Anmeldedaten (Passwörter verschlüsselt), Rechte und Einstellungen.
- Nachrichten: Benachrichtigungen und Erinnerungen, die KerkPoint versendet.
KerkPoint fragt weder nach Geburtsdatum noch nach Adresse oder Daten von Kindern. Planen Sie Ehrenamtliche ohne Konto ein, steht nur ihr Name im Dienstplan.
Ein sensibler Punkt: der Glaube
Daraus, dass jemand im Dienstplan einer Gemeinde steht, lässt sich ableiten, dass er mit dieser Gemeinde verbunden ist. Die DSGVO sieht das als besondere Kategorie personenbezogener Daten. Kirchen dürfen diese Daten für ihre eigenen Tätigkeiten verarbeiten (Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO). KerkPoint behandelt diese Daten deshalb besonders sorgfältig und nutzt sie nie für etwas anderes.
Wo liegen die Daten?
- Hosting: Strato (Deutschland, EU). Dort laufen die Anwendung und die Datenbank.
- E-Mail: Vimexx (Niederlande), für Einladungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen.
- Zahlungen: Mollie in den Niederlanden, nur für das Abonnement der Gemeinde.
- Fehlermeldungen: Sentry, um technische Fehler aufzuspüren.
Jede Gemeinde hat eine eigene, abgeschirmte Umgebung. Andere Gemeinden können Ihre Daten nicht sehen.
Wie lange bewahren wir Daten auf?
- Solange Ihre Gemeinde KerkPoint nutzt.
- Nach der Kündigung: höchstens 6 Monate, danach werden die Daten endgültig gelöscht.
- Backups rotieren noch höchstens 30 Tage.
- Rechnungen bewahren wir 7 Jahre auf, weil das Gesetz es verlangt.
Sicherheit
- Alle Verbindungen laufen über HTTPS.
- Passwörter werden verschlüsselt gespeichert. Die Anmeldung geht auch mit einem Link per E-Mail oder mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Pro Benutzer legen Sie fest, was er sehen und tun darf.
- Ein Audit-Log (Premium) zeigt, wer was geändert hat.
- Backups werden automatisch erstellt.
Rechte der Ehrenamtlichen
Jeder Benutzer lädt in seinem Profil mit Meine Daten herunterladen selbst eine Datei mit allem herunter, was KerkPoint über ihn speichert, und kann dort sein Konto löschen. So muss die Gemeinde eine Auskunftsanfrage nicht von Hand beantworten.
Was muss Ihre Gemeinde selbst regeln?
- Bewahren Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag bei Ihren DSGVO-Unterlagen (oder im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) auf.
- Sagen Sie Ehrenamtlichen, dass ihr Name und ihre E-Mail-Adresse in KerkPoint stehen, und wofür. Das geht in der Datenschutzerklärung der Gemeinde.
- Tragen Sie nur ein, was für den Dienstplan nötig ist.
- Entfernen Sie Personen, die aufhören, aus KerkPoint.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag
Der Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt, was KerkPoint mit den Daten tun darf und was nicht, wie wir sie schützen, was bei einer Datenpanne passiert und welche Dienstleister wir einsetzen. Es handelt sich um eine Übersetzung; maßgeblich ist der niederländische Text. PDF herunterladen oder online lesen. Lesen Sie auch unsere Datenschutzerklärung.
Fragen zum Datenschutz? Schreiben Sie an info@kerkpoint.nl.